Comment réduire les coûts de sa flotte avec un logiciel de gestion de parc auto ?

Le gestionnaire de parc a pour mission principale de piloter l’ensemble de la flotte automobile de l’entreprise, et de réduire au maximum son coût de fonctionnement.

Pour ce faire, il doit tout d’abord dresser un bilan de toutes les dépenses engendrées par sa flotte : loyers, amortissements, frais généraux dont entretien, assurances, sinistres, réparations, carburant, kilométrage par type de véhicule et type d’activité…

Il doit aussi prendre en compte les coûts en ressources humaines : gestionnaire de flotte, responsable de pool, le service RH pour le calcul des avantages en nature, la comptabilité pour le calcul de la TVS une fois par an, les décisionnaires qui ont besoin de graphiques et de tableaux synthétiques pour choisir leur stratégie.
En fonction de ce bilan, le gestionnaire définit un objectif raisonnable, avec des paliers intermédiaires, et détermine une stratégie pour l’atteindre. Cette stratégie peut être établie en impliquant les utilisateurs des véhicules. Par ailleurs, pour déterminer vos objectifs, il peut être opportun de mettre l’accent sur les points d’amélioration permettant un impact rapide, significatif et visible sur les coûts générés.

Lorsque l’un de ces paliers est atteint, il est nécessaire de dresser un nouveau bilan. En fonction des résultats, il peut être judicieux de réajuster la stratégie. L’un des facteurs de réussite de cette mise en place concerne aussi la communication en interne. En effet, communiquer de façon régulière permet de maintenir la mobilisation de tous les intervenants.

Voyons comment un logiciel de gestion de parc auto est un outil indispensable pour mettre en place cette stratégie de réduction des coûts.

Pour bien gérer votre flotte automobile, et diminuer ses coûts, il vous faut anticiper les actions à mener, prévoir les dépenses à venir. Vous avez besoin de suivre l’état et l’évolution de votre parc au plus près.
Un logiciel de gestion de parc auto vous donne une vue globale de votre parc automobile. Il vous permet, en quelques clics, de :

• Connaître à l’instant T la consommation de carburant de tel véhicule,
• Savoir quand renouveler un contrat de location qui arrive à échéance,
• Décider à quel moment passer la commande de nouveaux véhicules,
• Être alerté, grâce à des requêtes paramétrées en amont, sur les révisions et entretiens réglementaires,
• Suivre, au niveau RH, les mouvements d’effectifs et l’attribution des véhicules…

Combien coûte chaque véhicule de la flotte ? Quel modèle choisir pour répondre aux normes environnementales ? Quel contrat de location souscrire ? Autant de questions auxquelles vous devez répondre afin de maîtriser vos coûts.

Grâce à un logiciel de gestion de parc automobile, vous avez à votre disposition tout un panel de fonctionnalités, pour améliorer la rentabilité de votre flotte automobile. Des tableaux de reporting vous donnent accès à une série d’indicateurs clés, essentiels pour identifier les dérives et engager les bonnes actions.

Le TCO (Total Coast of Ownership ou Coût Total de Possession)

Cet indicateur regroupe toutes les dépenses d’un véhicule, de l’achat/location aux coûts de fonctionnement. Il permet d’avoir un aperçu rapide du coût global de la flotte.

Le PRK (Prix de Revient Kilométrique)

Cet outil compare la rentabilité de chaque modèle de véhicule, sur une base de calcul commune, en tenant compte des frais fixes (assurance, entretien/révision, financement, mise en circulation…) et des frais variables (consommation de carburant, de consommables, produits d’entretien, durée d’utilisation…).
Cet indicateur est une aide à la décision dans le choix des véhicules qui composent la flotte.

La loi de roulage

La loi de roulage régit le prix du loyer de votre contrat de location longue durée (LLD). Vous vous engagez auprès du loueur sur un couple durée/distance, qui détermine le montant à payer. Ces conditions théoriques ne sont pas forcément conformes à la réalité. Il peut y avoir un décalage important entre le kilométrage prévu et celui réellement effectué, ce qui engendre des coûts supplémentaires.
Un logiciel de gestion de parc auto permet de vérifier en temps réel du bon dimensionnement des contrats de location, et d’ajuster la loi de roulage à la consommation réelle.

Le calcul de la TVS (Taxe sur Véhicules de Société)

Un logiciel de gestion de flotte automobile calcule automatiquement la TVS, taxe que chaque entreprise doit payer sur les véhicules qui composent son parc auto.
La TVS se calcule de façon trimestrielle, sur la base de deux éléments : le taux d’émission de CO2 du véhicule ou sa puissance fiscale (selon la date de mise en circulation du véhicule), et les émissions de polluants atmosphériques, en fonction du type de carburant.
Le logiciel de gestion vous permet de mesurer l’impact écologique de votre flotte et de mettre en place des actions en faveur de véhicules moins polluants.

Le calcul des avantages en nature

Le salarié qui dispose d’un véhicule de fonction peut l’utiliser à la fois à des fins professionnelles et personnelles. C’est un avantage en nature, qui est évalué sur la base des frais réellement effectués ou sur une base forfaitaire.
L’outil informatique de gestion de parc calcule automatiquement le montant de cet avantage. Ce montant sera intégré fiscalement aux cotisations sociales et pris en compte dans la déclaration d’impôt sur le revenu.

La conformité aux nouvelles lois en vigueur

Un logiciel de gestion de parc auto est mis à jour régulièrement, ce qui vous permet d’être toujours conforme à la réglementation en vigueur, et d’éviter amendes ou sanctions. Le gouvernement a mis en place de nouvelles lois, afin de limiter l’impact des véhicules sur l’environnement : la loi LOM (Loi d’Orientation des Mobilités), la norme WLTP, la loi Climat et Résilience. Les entreprises ont pour obligation de verdir leur flotte automobile et de réduire leurs émissions de CO2.

Si un logiciel de gestion de parc auto permet de réaliser des économies directes sur le fonctionnement de chaque véhicule, il est aussi un allié puissant en termes de gain de temps, que ce soit pour le gestionnaire de parc ou ses collaborateurs, comme le directeur financier, la comptabilité ou les ressources humaines.
En effet, cet outil performant optimise le travail du gestionnaire, en automatisant des tâches chronophages comme la saisie ou la récupération des données.

Intégration automatique des données

Un logiciel de gestion de parc auto importe et intègre automatiquement les données des différents prestataires externes (loueurs, assureurs, autoroutiers, pneumaticiens…) et celles des différents services internes (comptabilité, RH, achats…). Il facilite aussi le stockage et la recherche de pièces jointes (contrat de location, factures des révisions…).

Communication avec les conducteurs

Le logiciel est également un excellent outil de communication, que ce soit pour échanger quotidiennement par mail ou par SMS avec les conducteurs, récupérer leurs relevés kilométriques ou les sensibiliser sur des actions de prévention, comme l’éco-conduite.

Atilog, éditeur français de logiciels depuis 2003, a développé GeFA, un logiciel de gestion de flotte automobile qui vous donne toute la visibilité nécessaire pour maîtriser le budget de votre parc. Les outils de reporting vous permettent d’analyser vos dépenses, d’identifier les axes d’amélioration et de mettre en place les bonnes actions.

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