Comment bien choisir son logiciel de gestion de parc auto ?

L’offre en matière de logiciels de gestion de parc automobile est grande. Avant de vous lancer dans une analyse du marché et de comparer les offres des différents éditeurs, il est primordial de vous concentrer sur vos besoins. Établir un cahier des charges va vous permettre de cibler plus facilement le logiciel de gestion de flotte automobile adapté à vos attentes. Pensez à évaluer vos besoins actuels mais à anticiper aussi sur vos besoins futurs, en corrélation avec l’évolution de l’activité de votre entreprise.

Quels sont vos objectifs principaux avec l’obtention d’un tel logiciel ? Si la réduction des coûts est souvent l’enjeu premier de la gestion de parc auto, d’autres problématiques sont à prendre en compte : la centralisation et la sécurisation des données, le verdissement de la flotte (dû à la nouvelle norme WLTP et la loi LOM), l’automatisation des procédures pour éviter les erreurs de saisie, la communication avec les conducteurs….

Attention au piège de l’esthétique ! Un logiciel de gestion de parc automobile est avant tout un outil de travail, qui a pour objectif principal d’aider le gestionnaire au quotidien. Un look séduisant ne garantit pas une solution fonctionnelle, facile d’utilisation et en adéquation avec vos besoins. Votre logiciel se doit avant tout d’être intuitif, facile d’accès et de garantir une saisie sécurisée.

Avant d’équiper votre entreprise d’un logiciel de gestion de parc automobile, il est important de cibler ses potentiels utilisateurs, afin de bien prendre en compte les besoins métiers de chacun.

En effet, si le gestionnaire de parc est celui qui pilote la flotte automobile au quotidien, d’autres services ont besoin d’avoir accès à certaines données, ou de faire remonter des informations. Le gestionnaire de parc auto travaille en étroite collaboration avec le service des achats, des ressources humaines, la comptabilité, le CHSCT, la DAF…Si ces derniers ont une mission plus ponctuelle dans la gestion du parc auto, il faut tenir compte de leurs spécificités, afin que le logiciel choisi réponde à leurs problématiques.

Afin de cerner au mieux vos besoins, il est conseillé de procéder également à un état des lieux de votre parc automobile : de combien de véhicules professionnels est composée votre flotte ? Ce nombre évolue-t-il chaque année ? Quels sont les types de véhicules utilisés (voitures (VL, VU), camionnettes, motos, camping-cars, camions, engins de chantier…) ? Etes-vous propriétaire de vos véhicules ou sont-ils en location ? Avez-vous des véhicules en libre service ?

Il est aussi intéressant de recenser tous les prestataires qui gravitent autour de la gestion de votre parc automobile : concessions automobiles, pétroliers, assureurs, garage automobile, centre de contrôle technique, l’Etat, les sociétés d’autoroute…

Lorsque vous aurez précisément déterminé vos besoins et objectifs, vous pourrez vous interroger sur le logiciel en lui-même. Quel modèle économique choisir pour quelle stratégie ? : une location en mode Saas ou un achat de licence ?

En mode Saas, vous avez accès à votre logiciel de gestion de flotte automobile depuis n’importe quel PC connecté à internet. Vous bénéficiez d’un outil évolutif, mis à jour régulièrement par l’éditeur du logiciel sans intervention de votre part. Cette externalisation de la solution permet de soulager les services informatiques, et de réaliser des économies au niveau du matériel (serveur), des licences (Windows, serveur de base de données, TSE, …), des ressources humaines (suppression de la maintenance technique, des sauvegardes…) tout en garantissant un niveau de performance élevé et identique pour tous les utilisateurs quel que soit le type de machine sur lequel ils travaillent.

Si vous achetez la licence, le logiciel est déployé en interne et installé sur site directement sur les PC et serveurs de votre société. Cette stratégie demande une implication du service informatique pour le maintien de la solution en interne qui restera notamment tributaire de l’environnement technique (évolutions de version de Windows, du serveur de base de données, évolution des normes de sécurité, des performances réseau, …).

Le coût du logiciel

Lorsque vous serez amené à choisir votre logiciel de gestion de parc auto, la question du prix va se poser. D’un point de vue budgétaire, vous serez tenté d’opter pour la solution la moins chère.
Tous les éditeurs de logiciel ne proposent pas les mêmes services. En fonction de l’abonnement choisi, vous bénéficierez de certaines prestations, mais devrez peut-être payer un coût supplémentaire pour avoir accès à d’autres options.
Pour comparer les différentes offres du marché, le prix de la solution et des prestations annexes doit être ramené à un coût par véhicule.

Les prestations comprises

Si le coût du logiciel peut être un critère de sélection, vous devez aussi vous interroger sur ce qui sera compris ou non, dans votre formule d’abonnement.

Voici une série de questions à prendre en compte avant d’acheter votre logiciel de gestion de parc auto :

Quel type d’assistance l’’éditeur me propose-t-il en cas de problème ou de panne ?

Puis-je bénéficier d’un accompagnement dans le paramétrage du logiciel ? L’éditeur propose-t-il une formation pour prendre en main le logiciel et l’utiliser au quotidien ?

Si j’ai opté pour le mode Saas, les mises à jour sont-elles payantes ou incluses dans mon abonnement ?

Est-il possible de personnaliser certaines fonctionnalités du logiciel, selon mon propre cahier des charges ?

Mes données sont-elles stockées sur des serveurs sécurisés ? L’hébergement se fait-il en France ? Suis-je bien propriétaire de mes données ? Ce dernier point est important en cas de rupture de contrat, si vous souhaitez par exemple changer de logiciel de gestion de parc auto : assurez-vous que l’éditeur vous restitue bien l’ensemble de vos données.

Un outil qui vous fait gagner du temps

Si votre entreprise n’est pas encore équipée d’un logiciel de gestion de parc automobile, en tant gestionnaire de parc, vous êtes certainement confronté à des tâches chronophages, comme la récupération des relevés kilométriques des conducteurs, la saisie manuelle de ces données dans des tableurs Excel, le partage de ces informations avec d’autres services comme la comptabilité…

Avec un logiciel de gestion de parc auto, votre saisie va être grandement facilitée par l’importation des données :

• Importation automatique des cartes grises depuis le système d’immatriculation des véhicules (SIV)
• Importation des données fournisseurs (prises de carburant par exemple)
• Importation des données internes (données des collaborateurs…)
• Communication facilitée avec les conducteurs (SMS, mails…)

Un logiciel de gestion de parc auto va vous faire gagner un temps considérable. Vous pourrez ainsi monter en compétences et vous concentrer sur des tâches à vraie valeur ajoutée, comme l’analyse des coûts du parc auto, l’optimisation du parc, afin de mettre en place une vraie stratégie.

Une solution informatique qui sécurise vos données

Un logiciel de gestion de parc auto vous permet de centraliser toutes vos données dans un seul et même outil, (et non sur plusieurs tableurs Excel et autres logiciels) et de les héberger sur un serveur sécurisé.

Attention ! Le logiciel de gestion de parc que vous allez choisir doit être conforme au dispositif du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Certaines données financières ou RH par exemple sont confidentielles et ne doivent pas être accessibles à tous.  L’éditeur du logiciel doit vous garantir le stockage de vos données sensibles sous sécurité renforcée.

Une aide à la décision

Un logiciel de gestion de parc auto se révèle être un allié précieux dans vos prises de décisions. En effet, cet outil met à votre disposition tout un panel de tableaux de bords, de graphiques, d’extractions. Vous pouvez en quelques clics analyser les coûts et l’utilisation de votre flotte, anticiper sur des fins de contrat (LLD, LOA..), prévoir les interventions à venir (entretien, contrôle technique….) et connaître les différents impacts budgétaires.

Même si vous avez réalisé une étude de marché très pointue sur les différents logiciels de gestion de parc automobile, vous ne pouvez pas vous rendre compte de l’apport et de l’intérêt de chacun sans les avoir utilisés.

C’est pourquoi Atilog, éditeur du logiciel de gestion de parc auto GeFA, vous propose le téléchargement de GeFA Starter : version gratuite pour la gestion de 10 véhicules.

Vous pouvez également demander votre démo de GeFA Premium, une version complète pour une gestion plus fine des parcs autos.

GeFA est un logiciel de gestion de parc auto très complet, doté de nombreuses fonctionnalités : gestion des véhicules et des collaborateurs, suivi de l’impact environnemental, pools de réservation, alertes et import/export…

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