Comment gérer une bonne communication entre les conducteurs et le gestionnaire de flotte ?
Dans la gestion d’une flotte automobile, la communication entre les gestionnaires de flotte et les conducteurs est une composante essentielle du succès. Une bonne communication permet non seulement d’améliorer l’efficacité opérationnelle, mais aussi d’optimiser la gestion des véhicules et de prévenir les problèmes avant qu’ils ne deviennent critiques.
Les principaux sujets de communication entre gestionnaires et conducteurs :
Dans le cadre de la gestion d’une flotte, plusieurs aspects nécessitent un échange régulier d’informations entre les gestionnaires et les conducteurs. Voici les principaux sujets de discussion :
RELEVES KILOMETRIQUES :
Le suivi des kilométrages est crucial pour planifier l’entretien des véhicules et surveiller leur usure. En communiquant régulièrement sur les relevés kilométriques, les gestionnaires peuvent éviter les dépassements d’entretien et anticiper les besoins de maintenance, ce qui prévient les pannes coûteuses.
GeFA, est le seul logiciel à proposer un service de SMS pour récupérer les compteurs sans carte carburant. La communication est plus rapide et proactive. Le gestionnaire communique par SMS en masse au travers de l’outil. le conducteur répond à tout moment via son téléphone portable par un simple message (ex : Kms 20326). Le résultat est automatiquement réceptionné dans le logiciel et enregistré après mise en évidence et correction par le gestionnaire des anomalies.
ATTRIBUTION ET RESTITUTION DES VEHICULES :
L’attribution et la restitution des véhicules doivent se faire dans un cadre transparent et rigoureux. La communication permet de s’assurer que les véhicules sont correctement utilisés, que les conducteurs connaissent leurs responsabilités et que les retours de véhicules se font à temps et sans problème.
LES RESERVATIONS (POOL) :
Dans le cadre d’un pool, il est important de surveiller que l’attribution et la restitution des véhicules soit réalisées aux horaires indiqués. Un état des lieux peut être mis en place par le gestionnaire pour attester du bon respect des véhicules.
Pour cela, GeFA offre deux approches :
- Une réservation par les collaborateurs
Un site Internet est mis à disposition des collaborateurs (accessible depuis n’importe quel terminal Internet : PC, Mac, tablette, smartphone, …) à partir duquel ils peuvent effectuer une réservation (ou renseigner un compteur kilométrique). Les informations sont directement enregistrées dans GeFA. Le gestionnaire n’a plus alors qu’à superviser les réservations et intervenir si nécessaire.
- Une réservation centralisée
Les collaborateurs ayant besoin d’un véhicule s’adressent au gestionnaire qui saisit pour eux dans GeFA la réservation. Les conducteurs sont informés automatiquement par mail et par SMS de l’enregistrement de leurs réservations.
SUIVI DE LA CONSOMMATION DE CARBURANT :
Le suivi de la consommation de carburant permet de détecter d’éventuelles anomalies ou gaspillages. Des discussions régulières entre le gestionnaire et le conducteur peuvent mettre en évidence des comportements de conduite à corriger ou des problèmes techniques à traiter rapidement.
Dans le cadre des cartes carburant, GeFA est interfacé avec (Total, Intermarché, Carrefour, Auchan, Système U, Ticket Fleet Pro, BP et autres pétroliers…) pour permettre l’import des prises de carburant ainsi que dans le même temps des compteurs kilométriques déclarés lors du plein. Les relevés ainsi importés tiennent ainsi à jour les alertes, analyses et statistiques (Révisions, consommations, PRK…).
ENTRETIEN ET MAINTENANCE :
Les conducteurs sont souvent les premiers à identifier des pannes ou des dysfonctionnements sur les véhicules. Une bonne communication permet aux gestionnaires de réagir rapidement, de programmer des réparations et d’éviter que des petits problèmes ne deviennent des soucis majeurs.
COMPORTEMENT DE CONDUITE :
Le comportement des conducteurs sur la route a un impact direct sur la sécurité et la performance de la flotte. GeFA propose une analyse de la conduite basée non pas sur les accélérations, freinages, etc… mais sur les données de consommations, infractions et sinistres. Les gestionnaires peuvent alors encourager une conduite plus responsable et éco-responsable, ce qui réduit l’usure des véhicules et les risques d’accidents.
Découvrez tous nos conseils concernant la sécurité routière !
GESTION DES ACCIDENTS ET DES INFRACTIONS :
En cas d’accident ou d’infraction, il est primordial de disposer d’un protocole de communication clair. Cela permet aux gestionnaires de réagir rapidement, de traiter les sinistres avec les assurances et de prévenir la répétition d’erreurs ou de comportements dangereux.
L'importance d'une bonne communication dans la gestion de flotte :
Une communication fluide entre les gestionnaires et les conducteurs est essentielle pour optimiser la gestion des véhicules. Elle permet d’anticiper les problèmes et favorise une culture d’amélioration continue.
En intégrant des outils spécialisés de gestion de flotte tels que GeFA, vous optez pour une communication plus facile, plus rapide et plus efficace, optimisant ainsi la gestion de votre flotte et par conséquent le budget qui lui est associé.
Conclusion :
Une bonne communication entre les gestionnaires de flotte automobile et les conducteurs est la clé d’une gestion efficace et optimisée des véhicules.
En encourageant des échanges réguliers et en établissant des canaux de communication fluides tels que ceux proposés par GeFA, les entreprises peuvent s’assurer que leurs véhicules sont bien entretenus, que leurs conducteurs sont informés et que leurs opérations fonctionnent sans accroc.
