10 bonnes raisons d’opter pour un logiciel de gestion de parc auto

Abandonnez vos dizaines de tableurs Excel, compliqués à remplir et à partager aux différents services ! Un logiciel de gestion de parc auto est un outil collaboratif, dans lequel vous pouvez centraliser toutes les données liées au fonctionnement de votre parc automobile. Vos collaborateurs ont un accès direct au logiciel : ils ont la possibilité de se connecter en même temps, n’importe où et quand ils le souhaitent.

Vous gérez le cycle de vie des véhicules de votre flotte, depuis leur commande jusqu’à leur restitution, dans un outil unique, simple d’utilisation. Vous pouvez également archiver et avoir accès en quelques clics à tous vos contrats (carte grise des véhicules, contrat d’assurance ou de location…), grâce au système de gestion électronique des documents (GED) intégré dans votre logiciel de gestion de parc auto.

En tant que gestionnaire de parc automobile, vous passez de longues heures à saisir manuellement vos données fournisseurs et comptables sous Excel ? Sans compter les éventuelles coquilles à corriger… Non seulement un logiciel de gestion de flotte automobile va vous faire gagner un temps considérable, mais il va aussi réduire le risque d’erreurs potentielles.

Toutes les données en provenance de vos fournisseurs externes (compagnie d’assurance, concessionnaire auto, pétrolier, autoroutier…) ou des différents services internes (comptabilité, direction, achats, RH…) sont importées rapidement et intégrées de manière automatique dans votre logiciel de gestion. Vous pouvez avoir accès à toutes vos factures et suivre rapidement l’évolution de vos coûts.

Grâce à des tableaux de reporting, ou prévisionnels, voir des systèmes d’alerte, un logiciel de gestion de flotte auto va vous permettre de suivre vos coûts, de les analyser, de relever des incohérences, de noter les dépenses superflues. Vous pouvez suivre notamment les montants liés à la loi de roulage ou la TVS. Vous aurez ainsi toutes les cartes en main pour prendre les bonnes décisions et optimiser la gestion de votre parc auto.

Par exemple, un logiciel de gestion de parc automobile tel que GeFA, vous donne automatiquement accès à deux indicateurs clés : le PRK (Prix de Revient Kilométrique) et le TCO (Total Coast of Ownership, ou Coût Total de Possession), qui vous aident à contrôler le cout de chaque véhicule de votre flotte.

Historiques des actions d’entretien, listes des dernières pannes et autres réparations : le logiciel de gestion de parc auto vous permet d’accéder rapidement aux informations de chacun de vos véhicules. Du véhicule de service, au camion, en passant par le véhicule de fonction, chaque véhicule dispose de son propre historique. Il s’agit là d’un atout précieux pour vous simplifier le suivi de votre flotte, anticiper et programmer les révisions des véhicules au moment le plus opportun.

Afin de gérer votre parc auto de façon encore plus optimale, le logiciel permet également de suivre les actions de vos collaborateurs. Ainsi, vous pourrez voir à quel moment les derniers pleins de carburant auront été effectués. Par ailleurs, pour s’assurer que votre personnel est bien en règle, vous pourrez enregistrer des informations concernant les permis de conduire de vos conducteurs.

De manière plus globale, le logiciel de gestion de parc auto automatise et simplifie un grand nombre de procédures administratives récurrentes, comme la connexion au SIV (Système d’Immatriculation des Véhicules), la gestion des plannings et des attributions/restitutions de véhicules, ou encore les commandes de nouveaux véhicules. Vous pouvez paramétrer les fonctionnalités du logiciel selon votre Car Policy.

Pour piloter efficacement votre flotte de véhicules, vous avez besoin d’en avoir une vision globale.

En optant pour un logiciel de parc auto, vous aurez la possibilité de suivre l’évolution de votre parc en direct, depuis un tableau de bord personnalisable, mis à jour en temps réel. En quelques secondes, vous pourrez visualiser toutes les informations principales de votre flotte. Vos données sont représentées sous forme de graphiques, pour encore plus en visibilité.

Afin de ne rater aucune échéance importante, vous pouvez paramétrer des systèmes d’alerte, qui vous préviennent des renouvellements de contrat ou des révisions à effectuer.

Un logiciel de gestion de parc automobile est mis à jour régulièrement par l’éditeur, afin de répondre aux nouvelles réglementations, et d’être conforme à la législation.

Par exemple, la TVS (Taxe sur les Véhicules de Société) sera calculée selon la loi de finance en vigueur.

Les sociétés se doivent aussi de répondre aux nouveaux enjeux de la transition écologique.  La réglementation évolue en faveur du verdissement des flottes de véhicules. De nouvelles lois ont été adoptées pour réduire l’impact des véhicules sur l’environnement, notamment concernant les émissions de CO2 (Loi WLTP, loi LOM, loi Climat et Résilience).

En tant que gestionnaire de parc automobile, vous avez besoin de stocker un nombre important de données, souvent confidentielles. Plutôt que de les compiler dans des tableurs Excel, qui peuvent être source d’erreurs, investissez dans un logiciel de gestion de flotte auto. Cet outil fiable vous permet de charger automatiquement des documents, sans saisie manuelle, et de stocker des informations de manière sûre et confidentielle, en accord avec le Règlement Général et Protection des Données (RGPD).

Un logiciel de gestion de parc auto facilite la communication entre le gestionnaire de la flotte automobile et les différents conducteurs. Le gestionnaire de parc peut échanger avec les chauffeurs par SMS et obtenir rapidement les informations relatives à chaque véhicule : relevé kilométrique, attestation de permis de conduire du conducteur, rapport d’état des lieux du véhicule… En cas d’accident ou de crevaison, le chauffeur du véhicule peut être guidé et accompagné dans la procédure à suivre, directement depuis son smartphone.

Votre logiciel de gestion de flotte auto est un véritable atout pour votre démarche RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises). L’outil vous donne accès à des données statistiques sur les conducteurs et leur comportement au volant.

D’un point de vue managérial, vous aurez aussi la possibilité d’analyser la conduite des collaborateurs, leur consommation de carburant, l’usure des pneumatiques, l’historique des sinistres…et de pouvoir isoler certains comportements à risque. Il vous sera plus facile de mettre en place des actions concrètes, comme des formations en éco-conduite, des formations sur la sécurité routière, des challenges entre conducteurs….

D’un point de vue environnemental, l’analyse de votre empreinte carbone ou du taux d’émission de CO2 de vos véhicules vous aidera à contrôler l’impact de votre parc sur l’environnement.

Un logiciel de gestion de parc automobile est l’outil indispensable du gestionnaire de parc auto, qui lui fait gagner un temps précieux, et lui permet de se concentrer sur l’analyse et l’optimisation des coûts, sur la base de données fiables, accessibles en seulement quelques clics.

Convaincu ? Il ne vous reste plus qu’à franchir le cap et trouver le bon logiciel de gestion de flotte automobile. Essayez dès maintenant la version gratuite de GeFA, une solution technologique développée et éditée par Atilog. Cet outil très complet va vous aider à avoir une gestion optimale de votre flotte automobile.