Comment gérer son parc automobile de manière optimale ?

Une flotte automobile ou parc automobile désigne l’ensemble des véhicules dont dispose une société. Ces différents moyens de transport : véhicules utilitaires, voitures de fonction, voitures de service, poids lourds, cars… sont mis à la disposition des collaborateurs, qui les utilisent ponctuellement ou quotidiennement, dans le cadre de leurs missions professionnelles. La composition de la flotte dépend de la taille de l’entreprise, de son activité et de ses contraintes.

Une entreprise a plusieurs possibilités concernant son parc auto. Elle peut acquérir ses véhicules, qui lui appartiennent alors ; ou choisir de les louer, avec des contrats de location longue durée, appelés aussi leasing : LOA (Location avec Option d’Achat), LLD (Location Longue Durée) …

Avoir sa propre flotte automobile permet d’avoir une plus grande flexibilité dans l’utilisation de chaque véhicule. Les différentes voitures sont disponibles de suite et accessibles à tout moment pour les salariés. Le collaborateur peut disposer de son propre véhicule, qui lui est spécifiquement attribué, ou alors le parc de véhicules fonctionne en autopartage, et les véhicules tournent aléatoirement entre les différents conducteurs.

Disposer d’une flotte automobile en interne permet aussi de mieux la maîtriser, et d’optimiser ses coûts de fonctionnement.

Gérer la flotte automobile d’une entreprise est une mission délicate, qui demande de prendre en compte de nombreux facteurs, humains et financiers. Il s’agit d’analyser toutes les données, liées au fonctionnement du parc automobile de la société.

• En termes de consommation et de dépenses : assurance, carte grise, carburant, péages, contraventions, entretien, loyers, contrôle technique…
• En termes de suivi : gestion des véhicules et des conducteurs (planning, itinéraires, imprévus…)
• En termes de réglementation : être à jour sur les normes fiscales et environnementales en vigueur

Pour garantir le bon fonctionnement de la flotte, il est important de mettre en place une stratégie précise. C’est le rôle du gestionnaire de parc. Sa tâche peut être facilitée par l’utilisation d’un logiciel de gestion de flotte automobile, comme le logiciel GeFA.

En fonction de la taille de l’entreprise et de l’importance de la flotte de véhicules, la gestion du parc auto peut être gérée en interne, ou externalisée.

Gestion de la flotte de véhicules en interne

Création d’un poste dédié : gestionnaire de parc automobile. Une personne est recrutée en interne pour prendre en charge de la gestion globale de la flotte de véhicules. Le gestionnaire se doit d’être polyvalent, d’avoir une grande capacité d’adaptation et des compétences dans des domaines variés : automobile, comptabilité, fiscalité, ressources humaines….

Les entreprises qui disposent d’une petite flotte peuvent en confier la gestion à un collaborateur d’un service annexe (comptabilité, achats, service administratif et financier).

L’avantage de gérer sa flotte en interne est d’avoir la main mise sur tous les processus et de pouvoir enclencher tous les leviers d’optimisation de manière fluide et agile.

Externalisation de la gestion du parc automobile : le Fleet Management

La gestion du parc est confiée, en partie ou intégralement, à un prestataire externe, aussi appelé fleeter.

Cela permet à l’entreprise de bénéficier de l’expertise du prestataire, et de se délester de tâches pouvant devenir chronophages.

La mission du gestionnaire de parc auto est délicate car celui-ci doit jongler entre les différentes variables de la flotte, pour la rendre la plus efficiente possible et garantir le bon fonctionnement général de l’entreprise.

Il a pour tâche principale de gérer tout l’aspect opérationnel du parc automobile et de suivre son évolution au quotidien : les entrées et sorties de véhicules, les commandes de nouvelles voitures, les plannings d’attribution des véhicules, les renouvellements de contrats….

Le gestionnaire de parc auto est en relation avec un grand nombre d’interlocuteurs internes et externes. Au sein de l’entreprise, il est contact permanent avec les conducteurs, mais il s’entretient aussi régulièrement avec la direction, le service des achats, la comptabilité. En externe, il doit rendre des comptes à l’Etat, et échanger avec la compagnie d’assurances, les pétroliers, les loueurs de véhicules ou concessionnaires auto…

Construire un parc de véhicules pertinent

Le gestionnaire de parc auto a pour mission d’élaborer une flotte de véhicules pertinente, en adéquation avec les besoins et l’activité de son entreprise.  Il doit s’interroger sur des critères stratégiques et comparer les différentes possibilités qui s’offrent à lui : est-il plus intéressant de louer ou d’acheter les véhicules ? Vers quel mode de financement s’orienter ? Quels modèles de véhicules choisir ?

Les modes de financement :

• L’achat
• La location : il existe plusieurs options possibles : la location courte durée (LCD), la location moyenne durée (LMD), la location longue durée (LLD), la location avec option d’achat (LOA)

Les types de véhicules :

En fonction des besoins de transport de l’entreprise (transport de personnes, de marchandises ou de matériel), des trajets (autoroute, ville, route) le gestionnaire de parc auto devra choisir le type de véhicule adapté aux besoins de chaque collaborateur (motorisation, carburant, volume nécessaire…).

Sa flotte pourra se composer de :

• Véhicules particuliers (VP)
• Véhicules utilitaires légers (VUL) (camionnettes, fourgons…)
• Poids-lourds (PL)
• Cars

Définir une charte automobile

Une des étapes les plus stratégiques dans la mise en place d’une flotte de véhicules est la création d’une charte automobile, appelée Car Policy.

Cette charte va déterminer les grandes lignes de la politique de l’entreprise concernant sa flotte automobile. Elle permet de définir les critères de choix, pour sélectionner les modèles de véhicules les plus adéquats, avec un TCO (Total Coast of Owenrship) performant et en accord avec les réglementations en vigueur, notamment en termes d’émissions de CO2.

La charte automobile permet de définir aussi les règles d’utilisation et d’attribution des véhicules pour les conducteurs, selon les besoins et les contraintes de leur métier. La Car Policy est le document de référence du gestionnaire de parc auto, qui doit le mettre à jour régulièrement, pour répondre notamment aux nouvelles lois entrées en vigueur.

Assurer la viabilité du parc

Le gestionnaire de parc auto a pour mission de s’assurer de la viabilité de la flotte automobile. Il doit s’occuper de l’entretien régulier des véhicules, afin de garantir leur bon fonctionnement, leur longévité et la sécurité des collaborateurs. Chaque véhicule de la flotte doit être à jour sur la révision constructeur et le contrôle technique. Le contrat d’assurance, le contrat avec le loueur et la carte carburant doivent être renouvelés dans les temps, les pneumatiques changés régulièrement, les éventuels sinistres pris en charge rapidement.

Sensibiliser les conducteurs

Le gestionnaire de parc auto est aussi responsable du respect de la Car Policy : il s’assure que les conducteurs utilisent leur véhicule dans le cadre prévu par la charte. En effet, un mauvais comportement au volant peut générer des surcoûts sur le véhicule.  Il est important de sensibiliser les collaborateurs sur leur conduite, afin qu’ils d’adoptent des gestes plus responsables au quotidien. Des formations en éco conduite peuvent leur être proposées, des primes offertes s’ils font bon usage de leur véhicule.

Maîtriser les coûts du parc automobile

Une flotte de véhicules engendre des coûts importants pour l’entreprise : le loyer, l’assurance, la carburant, l’entretien, les frais liés au véhicule ou au conducteur…Le gestionnaire de parc auto analyse ces dépenses afin d’optimiser au mieux le parc.

Certains indicateurs clés permettent de calculer de manière plus précise le coût de sa flotte et aider à prendre les bonnes décisions :

Le TCO : Total Coast of Ownership, coût total de possession. Ce coût comprend l’ensemble des dépenses et frais liés à l’achat et à l’utilisation d’un véhicule.

Le PRK : Prix de Revient Kilométrique. Il s’agit d’un outil comparatif, avec une base commune de calcul, qui permet de connaitre la rentabilité de chaque modèle de véhicule. Cette formule prend en compte les frais fixes (assurance, entretien, financement, mise en circulation…) et des frais variables (consommation de carburant, de consommables, produits d’entretien, durée d’utilisation…).

La loi de roulage : Lorsque le gestionnaire de parc auto souscrit à un contrat de location longue durée (LLD) auprès d’un loueur, il s’engage sur une durée et une distance, qui vont déterminer le montant du loyer à payer. Ce kilométrage moyen prévu n’est pas forcément respecté dans les faits. Il est donc primordial de surveiller la loi de roulage et de réajuster le montant des loyers avec un avenant si besoin.

La TVS : Taxe sur Véhicules de Société. Chaque entreprise doit payer une taxe sur les véhicules qu’elle utilise. Cette taxe est calculée en fonction de deux composantes : le taux d’émission de CO2 du véhicule ou sa puissance fiscale (selon la date de mise en circulation du véhicule), et les émissions de polluants atmosphériques, en fonction du type de carburant.

Être à jour sur les obligations légales et environnementales

Chaque année, de nouvelles lois entrent en vigueur. Le gestionnaire de parc auto se doit de suivre leur évolution, et de se tenir informé des nouvelles mesures à mettre en place dans son entreprise. Il a pour mission de communiquer à ses collaborateurs les nouvelles réglementations. Le non-respect de la fiscalité peut entrainer de lourdes amendes.

Dans le cadre de la transition écologique, de nouvelles lois ont vu le jour :  la loi LOM (Loi d’Orientation des Mobilités), la loi WLTP, ou encore la loi Climat et Résilience, adoptée le 20 juillet 2021 par le Ministère de l’écologie. Ces lois fixent un nouveau cap de verdissement des flottes automobiles. Les entreprises sont dans l’obligation de réduire leurs émissions de CO2 et de limiter l’impact de leurs véhicules sur l’environnement.

Un grand nombre de sociétés gère encore leur flotte automobile avec des tableurs Excel. Ces fichiers sont pourtant difficiles à compléter, à analyser et à partager en interne entre collaborateurs.

Le gestionnaire de parc auto peut simplifier la gestion de sa flotte en se faisant assister par un outil performant : un logiciel de gestion de parc auto, comme GeFA, qui va automatiser les procédures.

GeFA est une solution technologique signée Atilog, Entreprise de Services du Numérique (ESN) depuis près de 20 ans. N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations.