Comment bien gérer votre flotte avec un logiciel de gestion de parc automobile ?
Afin de s’adapter au quotidien parfois compliqué des gestionnaires de flotte automobile, un logiciel de gestion de parc auto se doit d’être simple d’utilisation, ergonomique et intuitif. Il est conçu pour vous permettre de piloter efficacement votre flotte automobile, quelle que soit sa taille.
Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de gestion de parc automobile ? Comment les paramétrer ? En quoi cette solution technologique devient-elle un outil indispensable pour piloter votre flotte automobile, maîtriser vos coûts et optimiser vos performances ? Comment exploiter tout le potentiel de votre logiciel de gestion de parc de véhicules ?
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de parc automobile ?
Un logiciel de gestion de parc automobile est une solution informatique qui permet d’optimiser la gestion de votre flotte de véhicules professionnels, en centralisant toutes vos données dans un seul et même outil. Finis les tableurs Excel, avec un nombre incalculable de feuilles, difficiles à mettre à jour manuellement !
Depuis l’interface utilisateur du logiciel, vous pouvez en effet gérer en quelques clics l’ensemble de votre parc de véhicules (entretiens, maintenance, contrats…), maîtriser vos coûts, analyser vos données…et partager l’ensemble des informations avec vos collaborateurs.
À qui s’adresse un logiciel de gestion de parc auto ?
Un logiciel de gestion de parc auto s’adresse avant tout aux gestionnaires de parc des entreprises et des organisations pour une utilisation quotidienne. Mais ce n’est pas tout ! Grâce aux nombreuses fonctionnalités et possibilités qu’offre ce type de logiciel, d’autres corps de métier ont également tout intérêt à utiliser cet outil pour des besoins spécifiques et ponctuels (extraction de données, de graphiques, de tableaux). Parmi ces métiers nous pouvons citer : les DAF (Directeur Administratif et Financier, le personnel des services achat, RH, compta, CHSCT…
Pourquoi déployer un logiciel de gestion de flotte de véhicules dans votre entreprise ?
En tant que chef d’entreprise, directeur financier ou gestionnaire de flotte automobile, vous êtes amenés à analyser vos performances, à trouver des axes d’amélioration pertinents, et à activer les bons leviers pour booster votre croissance. Et si un logiciel de gestion de parc automobile vous aidait à prendre les bonnes décisions dans votre Fleet Management (Gestion de Flotte), tant sur le plan stratégique qu’opérationnel ?
Réduction des coûts
Un logiciel de gestion de flotte automobile devient un véritable outil de productivité, qui permet de réduire vos coûts. Consommation de carburant, carte grise, entretien, assurances, péages, location…Votre parc automobile engendre des frais, qui peuvent s’avérer exorbitants s’ils ne sont pas bien maîtrisés. A partir de tableaux de bord, de reporting et de bilans prévisionnels, vous avez accès à des indicateurs clés personnalisés (KPI) qui vous indiquent comment optimiser vos différents coûts : calcul du TCO (Total Coast of Ownership), du PRK (Prix de Revient Kilométrique), la loi de roulage…
Optimisation du temps
Le logiciel est conçu pour automatiser la saisie des données de votre flotte automobile, et diminuer ainsi le risque d’erreurs. Vos données fournisseurs (assurances, loueurs, pétroliers…) et celles des différents services internes de votre entreprise (comptabilité, ressources humaines, services généraux, services logistiques…) sont importées et intégrées automatiquement dans un seul outil. Vos démarches administratives sont également simplifiées (connexion à l’ANTAI, au SIV, intégration de votre Car Policy…). Un système d’alerte rappelle à quel moment renouveler vos contrats, réaliser un entretien ou une révision…
Suivi en direct la vie de votre parc automobile
Vous gérez en direct chaque véhicule d’entreprise, durant tout son cycle de vie, depuis son entrée dans votre flotte automobile à sa sortie.
Un logiciel de gestion de parc auto conçu pour toutes les flottes de véhicules
Un logiciel de gestion de flotte automobile s’adresse à toutes les entreprises, que ce soit une multinationale qui dispose d’une grosse flotte de véhicules, ou une petite société qui n’a recours qu’à une dizaine de voitures. Il est aussi pertinent d’utiliser un logiciel pour la gestion d’une petite flotte de 10 véhicules que pour un grand parc automobile de plus de 1000 véhicules.
Le logiciel de gestion de flotte s’adapte aussi à tous les types de véhicules : voitures de fonction, voitures de service, véhicules utilitaires, camions, poids lourds, cars… (plusieurs types de véhicules peuvent cohabiter au sein d’une même flotte automobile), ainsi qu’au degré d’utilisation de votre parc : un usage quotidien ou ponctuel.
Quelles sont les fonctionnalités principales d’un logiciel de gestion de parc auto ?
La gestion de l’état des véhicules
Vous avez la possibilité de contrôler depuis votre interface utilisateur l’évolution de chaque véhicule au sein de votre flotte : le statut du financement et des contrats d’assurance, comme l’historique des entretiens et sinistres. Vous savez quand effectuer les entretiens, renouveler les pneumatiques ou déclarer un sinistre à votre compagnie d’assurances.
La gestion du planning
Le logiciel vous donne accès à un planning de réservation des véhicules professionnels, depuis lequel vous pouvez gérer les attributions et restitutions de chaque véhicule.
La gestion et le suivi des collaborateurs
En quelques clics, vous pouvez accéder au listing de l’ensemble de vos collaborateurs : identification de chaque conducteur (nom, prénom, contact…), entité de rattachement, traçabilité des permis et du nombre de points…
Le logiciel vous propose un suivi des activités des chauffeurs (arrêt à la pompe…) ainsi qu’un mode de communication par SMS (envoi de demandes, simplification des relevés kilométriques…).
Les alertes et les imports/exports
Afin de n’oublier aucune échéance, vous avez la possibilité de paramétrer des alertes. Le logiciel vous prévient lorsqu’il faut renouveler un contrat d’assurance ou de location (LLD, LOA…), réaliser un entretien, ou lorsque vous atteignez un certain seuil de consommation de carburant. Vous pouvez également importer dans le logiciel toutes les données de vos fournisseurs et prestataires (factures, carburant…).
L’analyse des données
Grâce à des tableaux de bord, historiques, prévisionnels, le logiciel vous permet d’analyser vos données, de suivre vos coûts, de calculer le TCO (Total Coast of Owership), afin de trouver les meilleurs leviers d’optimisation.
La gestion de la fiscalité
Le logiciel vous simplifie la gestion fiscale de votre parc automobile : calcul détaillé de la TVS (Taxe sur les Véhicules de Société), importation des données fournisseurs, gestion des avantages en nature (AEN), des amortissements non déductibles…
Focus sur les fonctionnalités complémentaires d’un logiciel de gestion de flotte automobile
Le suivi de l’impact environnemental
À l’heure de la transition écologique, la pollution automobile est pointée du doigt. En tant qu’acteur éco responsable, chaque entreprise se doit d’adopter, dans le cadre de sa démarche RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) des actions concrètes pour réduire son impact environnemental. Le logiciel de gestion de flotte auto vous permet d’analyser la conduite de chaque conducteur, afin de mettre en place des gestes d’éco-conduite, de réaliser des BenchMark entre services et conducteurs, et d’éditer votre bilan carbone.
La dématérialisation des démarches
Votre Fleet Management est simplifié grâce à la dématérialisation des démarches administratives, qui sont directement automatisées dans le logiciel de gestion. Cela peut-être le cas avec le recueil d’informations auprès du Système d’Immatriculation des véhicules (SIV). Vous obtenez en quelques clics les informations de chaque carte grise grâce aux données de votre plaque d’immatriculation.
Comment intégrer le logiciel de gestion de flotte auto au sein de votre société ?
Un logiciel de gestion de parc automobile est une solution informatique qui peut se décliner en plusieurs versions, adaptées à vos différents besoins et à votre type de flotte.
Vous avez le choix d’acheter la licence ou d’utiliser le logiciel en mode Saas. En achetant la licence, le logiciel est déployé en interne et intégré à votre système. En optant pour le Logiciel Saas, l’accès se fait via internet depuis n’importe quel ordinateur. Vos données sont stockées et hébergées en toute sécurité.
Un logiciel de gestion de flotte automobile évolutif et modulable
Un logiciel de gestion de flotte automobile est un outil évolutif, qui est conçu pour répondre à toutes les problématiques. En tant que gestionnaire de parc, vous avez des contraintes particulières ? Contactez Atilog, Entreprise de Services du Numérique (ESN) depuis près de 20 ans. Atilog est l’éditeur du logiciel français de gestion de parc automobile GeFA. GeFA peut être personnalisé selon vos besoins spécifiques, après un audit précis de votre flotte automobile.
