Focus sur la gestion de flotte automobile dans les collectivités publiques

Dans la fonction publique d’État, les collectivités territoriales comme les communes, départements ou régions, les établissements publics hospitaliers, sociaux ou médicaux, une flotte de véhicules peut être mise à la disposition des collaborateurs.

Pour rappel, une flotte ou parc automobile désigne l’ensemble des véhicules dont disposent les collaborateurs d’une entreprise ou d’une collectivité publique, pour mener à bien leur activité et leurs missions professionnelles. La flotte comprend notamment les voitures de fonction, les véhicules de service et les utilitaires.

En matière de gestion de cette flotte automobile, les collectivités publiques doivent répondre, au même titre que le secteur privé, à un certain nombre de problématiques et d’obligations légales. Elles doivent s’interroger sur les points suivants :

• Quelles sont les différentes phases de renouvellement du parc ?
• Quelles sont les bonnes pratiques à adopter pour l’acquisition des véhicules et l’élaboration d’un appel d’offre en achat ou LLD (Location Longue Durée) ?
• Quelle politique mettre en place concernant l’usage et l’affectation des véhicules ?
• Au niveau budgétaire, quels sont les indicateurs de performance à suivre (type TCO, TCM, PRK…) pour optimiser les coûts ?

Les administrations publiques ont souvent une approche différente du secteur privé, dans la gestion de leur parc automobile.

En termes de fonctionnement, les collectivités choisissent souvent des garages internes alors que les entreprises privées font plutôt appel à des prestataires externes. Elles privilégient également l’achat des véhicules alors que le privé préfère la LLD (Location Longue Durée). Il est important de souligner que les collectivités publiques ne sont pas soumises à la TVS (Taxe sur les Véhicules de Société).

Concernant la mobilité de leurs collaborateurs, les collectivités développent la mobilité partagée, comme l’autopartage, la mutualisation des parcs et le covoiturage.

Dans la grande majorité des cas, les collectivités privilégient une flotte en autopartage, (ou véhicules en libre-service) plutôt que des véhicules de fonction attribués à chaque collaborateur ; avec une réservation des véhicules par les collaborateurs eux-mêmes et non par un gestionnaire de flotte, et la mise en place de boîtes à clés, accessibles à tous.
Si cette mobilité partagée permet de donner une certaine autonomie aux collaborateurs, elle doit être aussi bien encadrée pour éviter les dérives : réservation des mêmes véhicules, réservation d’une voiture 5 places pour une seule personne, réservation de véhicules par plusieurs collaborateurs se rendant au même endroit…

L’autopartage est une bonne option pour répondre aux nouveaux enjeux environnementaux. En effet, ce système permet notamment de :

• Réduire le nombre de véhicules de son parc auto
• Réduire ses frais et indemnités kilométriques
• Diminuer les émissions de CO2 et son impact sur l’environnement
• Simplifier la gestion du parc automobile

Afin d’instaurer une organisation efficace, les collectivités publiques doivent être vigilantes dans le choix et la disponibilité des véhicules qui composent leur flotte partagée.

Les véhicules en autopartage doivent plaire au plus grand nombre, c’est pourquoi les collectivités font généralement l’acquisition de véhicules performants, en termes d’équipements, d’accessoires, de motorisation, ou de confort. De plus, pour répondre aux nouveaux enjeux de la transition écologique, les flottes vont se verdir et 50% des nouveaux véhicules devront être électriques ou hybrides rechargeables d’ici à 2030.

Un entretien régulier de chaque véhicule doit être réalisé. Le plein de carburant ou la recharge électrique du véhicule doit être effectué avant que le prochain collaborateur ne l’utilise.
Un nombre suffisant de véhicules doit être prévu dans la flotte pour ne pas se retrouver en pénurie de voitures, notamment aux heures pleines.

Afin de simplifier la gestion de leur parc automobile, il est important pour les collectivités publiques de s’appuyer sur un système de réservation intuitif et simple d’utilisation, qui permet d’assurer un bon suivi des véhicules et une bonne affectation.

Les collaborateurs doivent pouvoir réserver en direct leur véhicule en déterminant une durée et une plage horaire pendant laquelle ils souhaitent l’emprunter. Avec un système de boîtes à clés accessibles à tous, ils sont 100% autonomes et peuvent récupérer le véhicule réservé en toute simplicité.

Les gestionnaires de parc automobile des collectivités publiques peuvent compter sur un logiciel de gestion de parc auto pour automatiser un grand nombre de procédures et se faciliter les tâches au quotidien, notamment au niveau du planning de réservation des véhicules.

Voyons comment le logiciel de gestion de flotte automobile GeFA, développé par Atilog, s’adapte aux besoins spécifiques des collectivités publiques :

GeFA propose un module de réservation sous forme d’un site Web compatible avec tout type de terminal connecté à Internet : PC, Mac, tablette, smartphone toutes marques…, accessible aux collaborateurs avec leur adresse mail et leur mot de passe. Le site Web partageant la même base de données que l’application GeFA, le gestionnaire voit apparaître automatiquement et en temps réel les réservations dans l’écran de planning de GeFA.

Pour les collectivités publiques équipées de boîtes à clés, des interfaces peuvent être développées dans GeFA pour automatiser leur traitement, éviter les doubles saisies et centraliser toutes les données dans le logiciel de gestion.

GeFA s’adapte à votre environnement en étant disponible en version SaaS ou en acquisition de licence pour une installation sur les postes informatiques.

GeFA est un outil modulable, qui peut s’adapter aux besoins spécifiques des collectivités publiques et évoluer, avec la mise en place de nouvelles fonctionnalités, de modules sur mesure ou de personnalisation de paramètres.

Vous voulez en savoir plus sur ce logiciel de gestion de flotte automobile, conçu par Atilog ? Découvrez les 5 bonnes raisons de choisir GeFA !