5 pièges à éviter pour être un bon gestionnaire de parc automobile

Comment piloter efficacement votre parc automobile ? Focus sur les erreurs à ne pas faire !

Gérer efficacement un parc automobile est un métier.
Un métier qui demande des connaissances poussées dans un grand nombre de domaines.
Un gestionnaire de parc se doit d’être polyvalent, multitâches et toujours aux aguets des nouvelles évolutions sur le marché de l’automobile.
Pour être un bon gestionnaire de parc automobile, il faut savoir éviter certains écueils, et ne pas tomber dans des pièges, qui pourraient nuire à la bonne gestion du parc auto.
Voici 5 erreurs fréquentes à ne pas commettre. Et les conseils à suivre pour assurer le bon fonctionnement de la flotte auto d’une entreprise.

1/ Piège numéro 1 : ne pas désigner un gestionnaire de flotte automobile dédié à ce poste

Le rôle du gestionnaire de parc automobile

Comme son nom l’indique, le gestionnaire de parc se doit d’être un très bon « gestionnaire » : il assure le bon fonctionnement du parc automobile dont il est responsable. Il peut être vu comme le chef d’orchestre d’une flotte automobile, présent sur tous les fronts, et avec des compétences variées en matière d’automobile bien sûr, mais aussi de fiscalité, comptabilité, communication, ressources humaines… C’est un poste clé, qui demande beaucoup de polyvalence, et de réactivité, avec des prises de décisions stratégiques importantes pour l’entreprise.

Gestion de parc automobile interne ou externe

La gestion d’un parc automobile peut être gérée en interne, ou externalisée.
En interne, il est vivement conseillé de recruter une personne dédiée à ce poste, qui pourra avoir une vision globale du parc et enclencher les bons leviers d’optimisation, au moment opportun, de façon fluide et agile.
Le Fleet Management consiste à externaliser la gestion de son parc automobile en la confiant à un fleeter. Ce prestataire externe apporte à l’entreprise ses connaissances pointues dans le domaine et la décharge de tâches pouvant être chronophages.

conseils pour les gestionnaires de parc auto

2/ Piège numéro 2 : ne pas s’équiper d’un logiciel de gestion de flotte automobile

Gestionnaires de parc, laissez tomber vos fichiers Excel !
Si le logiciel Microsoft Excel est un outil pertinent et performant pour de nombreuses tâches et calculs, il a toutefois ses limites dans la gestion d’une flotte automobile, d’autant plus si le parc auto est important et comporte un grand nombre de véhicules professionnels.
Les fichiers Excel impliquent une saisie manuelle, qui est chronophage pour le gestionnaire de parc, et source d’erreurs.
Avoir recours à un logiciel de gestion de parc automobile permet d’automatiser un grand nombre de procédures, de communiquer plus facilement avec ses équipes, d’être à jour sur la réglementation en vigueur et de s’adjoindre l’assistance d’un “lanceur d’alertes”.
Gestionnaire de parc, vous avez envie de vous simplifier le quotidien avec un logiciel de gestion de parc automobile ? Découvrez GeFA, un outil intuitif et facile d’utilisation.

3/ Piège numéro 3 : ne pas définir précisément les besoins de sa flotte automobile

Quels véhicules de fonction choisir pour la flotte automobile ? Marque, modèle, motorisation…
Quel type d’acquisition ? Achat ou location longue durée (LLD) ?
Quelles sont les règles d’utilisation des véhicules du parc auto ? Utilisation le week-end ou non pour les conducteurs…
Quelle est la politique à mettre en place en ce qui concerne la maintenance ?

Autant de questions auxquelles le gestionnaire de parc automobile se trouve confronté.
Pour bien piloter sa flotte automobile et sélectionner les solutions adéquates, le gestionnaire de parc doit établir un audit précis, et rédiger un cahier des charges, avec les besoins et les enjeux structurels et stratégiques de l’entreprise en matière de flotte automobile.

Les objectifs à atteindre doivent être SMART, c’est-à-dire Spécifiques, Mesurables, Acceptables par toutes les parties, Réalisables et Temporellement définis.
Le gestionnaire de parc détermine ainsi une Car Policy, aussi appelée politique automobile de l’entreprise, qui recense toutes les infos liées à la flotte automobile, et détermine les règles d’usage, les conditions d’utilisation, les droits et obligations des collaborateurs…

4/ Piège numéro 4 : ne pas mettre en concurrence les différents prestataires

Une fois le cahier des charges établi, le gestionnaire de flotte automobile a pour mission de trouver les meilleurs prestataires.
Il est alors pertinent de solliciter un grand nombre de prestataires (compagnie d’assurance, pétrolier, concessionnaire, garage automobile, pneumaticien…) pour se faire une idée globale du marché, et être sûr de choisir la solution la plus en adéquation avec les enjeux de l’entreprise.
Le gestionnaire peut demander à chaque prestataire de mettre en avant ses avantages (en termes d’offres, de tarif…), afin de pouvoir se faire une meilleure idée des solutions proposées.
Là encore, un logiciel de gestion de parc automobile comme GeFA, est une aide précieuse pour le gestionnaire de parc, puisqu’elle lui permet de comparer rapidement les offres.

5/ Piège numéro 5 : ne pas suivre les indicateurs clés de sa flotte auto

Un gestionnaire de parc a pour mission d’assurer le bon fonctionnement de sa flotte automobile, tout en maîtrisant ses coûts (loyers, assurances, carburant, frais d’entretien…) Certains indicateurs clés vont l’aider à calculer le coût global de son parc, à évaluer les améliorations à apporter, et à miser sur l’avenir en prenant des décisions stratégiques.

Pour analyser toutes les dépenses liées au parc automobile, le gestionnaire s’appuie au quotidien sur des indicateurs tels que :

Le TCO : Total Cost of Ownership, ou coût total de possession. Le TCO indique le coût de revient d’un véhicule, c’est-à-dire l’ensemble des dépenses et frais liés à l’achat et à l’utilisation de ce véhicule.

Le PRK : Prix de Revient Kilométrique. Cet outil comparatif s’appuie sur une base commune de calcul, et informe sur la rentabilité de chaque modèle de véhicule. Cet indicateur prend en compte deux sortes de données : les frais fixes, comme l’assurance, l’entretien, le financement, la mise en circulation…, et des frais variables comme la consommation de carburant et de consommables, les produits d’entretien, la durée d’utilisation…

La loi de roulage : lorsqu’un gestionnaire de parc auto souscrit à un contrat de location longue durée (LLD) auprès d’un loueur, le montant des loyers est déterminé par la loi de roulage, c’est-à-dire le kilométrage moyen que le véhicule est censé parcourir. Pour que le prix de la location soit rentable, il faut que la loi de roulage contractuelle (couple kilomètre/mois) corresponde aux kilomètres réellement effectués par le conducteur. Le gestionnaire de parc auto a donc grand intérêt à surveiller cette loi de roulage afin de réajuster le montant des loyers si besoin.

La TVS : Taxe sur Véhicules de Société. La TVS se calcule sur deux composantes : le taux d’émission de CO2 du véhicule ou sa puissance fiscale (selon la date de mise en circulation du véhicule), et les émissions de polluants atmosphériques, en fonction du type de carburant.

 

Pour éviter de tomber dans certains pièges, le gestionnaire de parc automobile peut s’appuyer sur un outil précieux : un logiciel de gestion de parc automobile, qui lui donne accès en quelques clics à toutes les informations liées à sa flotte.

Atilog, Entreprise de Services du Numérique (ESN) depuis près de 20 ans, a développé et édité GeFA, une solution technologique qui vous aide à avoir une gestion optimale d’une flotte automobile. N’hésitez pas à vous renseigner sur toutes les fonctionnalités de notre logiciel pour optimiser la gestion de votre flotte !